BOOKKEEPING

Accounting

Is a technique that deals with record, classify and summarize the business operations of a business to provide useful information for making economic decisions. Consequently, managers or directors through accounting may draw on the action to continue their business by accounting and statistical data. These data provide insight into the stability and solvency of the company, current receipts and payments, sales trends, costs and overhead, among others. So you may know the company's financial capacity.

Also be defined as a system adapted to classify economic events occurring in a business. So that, becomes a central axis to perform the various processes that lead to the maximization of economic efficiency be involved in a particular company.

There are two main types of accounting: financial or external, which provides information on the financial status of a company interested operators (such as customers, investors and suppliers) and is regulated formally, and accounting management or internal, which is used to calculate the costs and economic movements within a company.

Accounting has several books that are indispensable for any company which are:

* Journal

* Inventory

* Mayor

There are also so-called "Books Aids" such as the Cash Book, Journal Sales Assistant, Journal of Current Accounts, Notes Payable, Banks, Etc.

Importance of Accounting

 Accounting is of great importance because all businesses have the need to keep track of their commercial and financial negotiations. So you get higher productivity and develop their assets. Moreover, the services provided by accounting are essential to obtain legal information.

Bookkeeping

 Is defined Bookkeeping as the routine process of recording, classifying and summarizing information from each of the transactions by the company. Therefore, the annotations can lead to greater order and clarity.

The bookkeeping refers to the preparation of accounting records, so that is what allows us to obtain the data, adjusted to such accounting principles used to evaluate the situation and get the relevant financial information of an entity. When carrying out a personal accounting is usually used a simple system in which are recorded the amounts of the charges in columns. This system reflects the date of the transaction, its nature and the amount paid.

However, when carrying out the accounts of an organization, using a double entry system, every transaction is recorded to reflect the double impact on the company's financial position and the results it gets. Information relating to a company's financial position is reflected in the so-called balance of the company, while the results obtained by the company are itemized in the profit and loss account. The data reflect changes in the company's financial structure and the status of their income. The state of liquidity is reflected in the economic report - financial officer, in a separate report. This financial information to study the results obtained in the past while allowing prospecting and projects to plan for growth and activity in the future.

The bookkeeping deals with:

* Collecting, recording and classifying business operations.

* To narrate the facts in written statements.

* Execute the tasks according to established procedures.

* It is under control and supervision of the counter.

Accounting Principles and Procedures

Accounting Principles:

 The accounting principles relating to basic concepts or sets of propositions guidelines to which all development should be linked later. Its mission is to establish boundaries in economic entities, the basis for the quantification of operations and presentation of financial information.

GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES

 Accounting principles generally accepted are a body of doctrines associated with accounting, serving to explain or present the current activities and to guide the selection of conventions or procedures applied by the Public Accounting professionals in the exercise of activities that are specific, independently of the entities analyzed and have been generally accepted and approved by the Federation of Public Accountants of Venezuela through its Standing Committee on Accounting Principles

The accounting principles were established to be applied to the so-called financial accounting and, by extension, are usually also apply to management accounting. Management accounting will be planned according to the needs or preferences of each company, which may impose their own regulations. The financial accounts should be planned to provide quantitative, comparative and reliable external users.

The general principles include, in essence, three distinct categories:

*Assumptions derived from the economic environment: state, emphasizing the economic aspect, quantification and measurement unit.

*Principles that form the basis for operations of the entity quantified and economic events affecting this original historical value, duality, business launch, conduct accounting and accounting period.

*General principles should gather information: objectivity, materiality, comparability, disclosure and prudently enough.

Accounting Procedures:

 Records management is a step or procedure of accounting. The record keeping forms an extremely important process, since the efficient development of the accounting activities is highly dependent on, the accuracy and completeness of accounting records.

Accounting procedures are:

 - Accounts

- Debits and credits

- Charges and credits to the accounts

- Asset accounts

- Liabilities and Equity Accounts

- Summary of how debits and credits

- Records of transactions

- Accounts receivable and payable

- The newspaper and the largest

- Passes to the higher

- Identification of account balances

- The trial balance

Articles of the Commercial Code relating to commercial accounting.

  

Article 32. - A dealer must carry in its accounting Castilian language, which include, obligatorily, the General Journal, General Ledger and Inventory.

Article 33. - The Journal Book Inventory and can not put into use without having been previously submitted to the Court or Registrar Companies, in places where they exist, or to an ordinary judge of the highest category in the town where there are no such officers, to to put in the first folio of each book note that it hath, dated and signed by the Judge and the Secretary or the Registrar of Companies. Be stamped on all the other leaves the Seal of the office.

Article 34. - The Journal Paper will settle, day by day, the transactions made by the merchant, so that each item clearly state who is the creditor and the debtor who is in negotiation referred to, or will be summarized monthly, at least the total of such transactions if, in this case, you retain all documents allowing verification of all transactions, day by day.

Article 35. - A merchant, he began his turn and end of each year, will make the book a description estimatory inventory of all property, both movable and immovable and all its credits, assets and liabilities, related or not to trade. The inventory must be closed with the balance sheet and profit and loss account, it must demonstrate with evidence and truth to the benefits, and any other obligations incurred under a condition precedent to the entry of the respective counterpart.

The inventory shall be signed by all stakeholders in the establishment of trade that are present in the composition.

Article 38. - The records kept under articles above may make proof between traders for acts of trade. Against another person who is not a dealer, the entries in the books will only against their own faith, but the other party shall not accept the favorable without admitting so adverse that they contain.

 

La contabilidad 

Es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de brindar información de utilidad para la toma de decisiones económicas. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. 

 
También se puede definir como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

 
Existen dos grandes tipos de contabilidad: la financiera o externa, que aporta información sobre el estado financiero de una empresa a los agentes económicos interesados (como clientes, inversores y proveedores) y que se encuentra regulada en forma oficial, y la contabilidad de gestión o interna, que es la que se utiliza para calcular los costos y movimientos económicos en el seno de una empresa.

 
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales son: 

 
*Diario 

 
*Inventario 

 
*Mayor 

 
Existen también los llamados “Libros Auxiliares” tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de Cuentas Corrientes, Documentos por Pagar, Bancos, Etc.
Importancia de la contabilidad 

 
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. 

 
La Teneduria de libros 

 
Se entiende por Teneduría de Libros como el proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Por consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad posible. 

 
La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a dichos principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad. Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. 

 
Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias. Los datos que reflejan los cambios en la estructura financiera de la empresa y la situación de sus ingresos. El estado de liquidez se refleja en el informe económico - financiero de la empresa, en una memoria aparte. Esta información financiera permite estudiar los resultados obtenidos en el pasado al tiempo que permite realizar prospecciones y proyectos para planificar el crecimiento y la actividad en el futuro.

 
La teneduría de libros se ocupa de:

 
*Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa. 

 
*Narrar en forma escrita los hechos contables. 

 
*Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos. 

 
*Está bajo control y supervisión del contador. 

 
Principios y Procedimientos Contables 

 
Principios Contables: 

 
Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera. 

 
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

 
Los principios de contabilidad de aceptación general son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la Contaduría Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptados en forma general y aprobados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad

 
Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios externos. 

  

Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

 
*Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto económico, cuantificación y unidad de medida.

 
*Principios que establecen la base, para cuantificadas operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan: valor histórico original, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable y período contable.

 
*Principios generales que debe reunir la información: objetividad, importancia relativa, comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.

 
Procedimientos Contables: 

 
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. 

  

Los procedimientos contables son: 

 
- Cuentas 

 
- Débitos y créditos 

 
- Cargos y créditos a las cuentas 

 
- Cuentas de activos 

 
- Cuentas de pasivo y capital 

 
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

 
- Registros de las operaciones 

 
- Cuentas por cobrar y por pagar 

 
- El diario y el mayor 

 
- Pases al mayor 

 
- Determinación de los saldos de las cuentas 

 
- La balanza de comprobación 

 
Articulos del código de comercio relacionados con la contabilidad mercantil. 

 
Artículo 32. - Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios. 

 
Artículo 33. - El Libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. 

 
Artículo 34. - En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar todas las operaciones, día por día. 

 
Artículo 35. - Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraidas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida. 

 
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación. 

 
Artículo 38. - Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrán aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

Bibliografía (Bibliography)

Fuentes Impresas (Printed Sources)

Angel Redondo, "Curso Práctico de Contabilidad General y Superior", Tomo I, 3ra. Edición, Año 1.995.

Fuentes Electrónicas (Electronic Sources)

http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptosBasicosContabilidad
http://definicion.de/contabilidad/
http://www.sistematicperu.com/contabilidad/
Leyes (Laws):
El Código de Comercio ( Trade Code)